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索引号: 00312568-5/201907-00009 主题分类: 财政、金融、审计、统计
发布机构: 县审计局 信息来源: 铜陵市审计局
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生成日期: 2019-07-18 废止时间:
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内容概述:
铜陵市审计局关于印发《铜陵市审计局档案管理规定》的通知
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市经济责任审计局、各科室、投资审计中心:

    现将《铜陵市审计局档案管理规定》印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

 

             2018年12月20日

 

 

铜陵市审计局档案管理规定

 

第一章    总  则

第一条    为了加强档案管理工作,不断提高档案工作质量,实现档案管理工作的制度化、标准化、科学化和规范化,有效地利用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案管理规定》(中华人民共和国审计署、国家档案局第10号令)和省审计厅及市档案局有关规定,结合我局实际,制定本规定。

第二条    本规定所指的档案,是指我局在审计工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式的历史记录。

  审计档案是国家档案的组成部分。

  第三条    我局机关档案管理工作接受省审计厅和市档案局的指导和监督。

第二章  档案机构及职责

第四条    局机关档案工作实行统一领导、分级管理的原则。局办公室负责全局档案管理工作。办公室内设档案室,配备专职档案人员,具体负责档案工作。各科室应确定兼职档案员,指导本科室工作人员做好各类办理完毕的文件归档和档案信息的利用工作。

第五条    各科室形成的全部档案均应当由档案室集中统一管理,维护机关档案的完整、准确、系统与安全。

投资审计项目档案按本局投资建设项目审计档案管理办法规定办理立卷归档工作。

第六条    局机关档案工作职责是:

(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立健档案工作制度;

(二)对局机关形成的各种门类和载体的文件材料进行收集、整理和归档;

(三)开发档案信息资源,积极提供利用;

(四)接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导,按规定完成档案统计年报、档案进馆等档案业务工作; 

(五)对全市审计系统审计档案工作进行检查和指导;

(六)组织档案的鉴定与销毁工作;

(七)按规定承担的其他工作任务。

第三章  档案的管理

  第七条    凡本机关工作中形成的具有保存价值的各种文件资料、报表、记录、审批表等,均应及时收集、整理、归档。

  (一)档案种类有:文书档案、审计档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案和其它应归档的档案。

(二)归档时间:文书档案归档一年一次,一般于次年4月底前完成立卷归档工作(除另有规定)。

审计档案的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内,不得迟于次年4月底;

会计档案在会计年度终了后保管2年后移交档案室;

基建档案于该工程竣工后移交;

声像档案随时归档;

实物档案随时由档案室负责登记编号存放档案室或交有关部门保管。

  第八条    案卷质量总的要求是,文件材料应当真实、完整、有效、规范,遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

  第九条    本局机关档案保管期限定划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。具体保管期限按本局文书档案保管期限和审计档案保管期限执行。

  第十条    本局内部因工作需要利用档案时,应报经分管局长批准后按规定办理登记手续。凡属密级档案须经局主要领导批准。内部借阅档案期限:文书档案一般为5天,审计档案一般为10天,若因特殊情况需延长借期,应办理续借手续。

  本局以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的,须持单位介绍信,经局分管领导同意报局主要领导批准,方可办理相关手续,并在指定地点查阅。

  档案利用人员对所借档案负安全、保密之责,严禁在档案上涂改、污损和作任何标记,不得拆散、抽换和擅自复制。并做好档案利用反馈工作,查阅工作结束后,由查阅者如实填写《档案利用效果登记表》留存备查。

  第十一条    档案管理员应做好档案资料的收集、移交、保管、利用、销毁的统计工作,按规定及时向省审计厅及市档案局报送档案基本情况统计表。

  第十二条    根据《档案法》等规定,为切实加强本局档案管理,做好本局档案的鉴定工作,应成立档案鉴定销毁领导小组。销毁档案须填写销毁清册,报局领导审核批准,并报上级档案部门备案。销毁时应指定两人监销,并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第四章  文书档案

第十三条    文书档案是指本机关在履行行政管理职能、办理行政事务过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第十四条    文书档案归档实行“谁承办事项谁负责归档”的原则。凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理后向档案室移交,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十五条    归档范围包括:

(一)反映本局主要职能活动和基本历史面貌的,对本局工作、国家经济建设和历史研究具有利用价值的文件材料;本局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(二)本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;

(三)下级机关报送的重要文件材料与本机关的批复;

(四)联合召开会议、联合行文所形成的文件材料,原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档;

(五)其他对本局工作具有查考价值的文件材料。

第十六条    归档文件应当齐全完整。对热敏传真纸、破损、褪色的文件材料要进行复制或修复。

已在本单位内部取消纸质文件的,应当印制一份纸质文件并加盖发文机关印章存档。

第十七条    文书档案的保管期限定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。保管年限自按规定归档的年份开始计算。

(一)永久保管的文书档案主要包括:

  1. 本机关制定的法规政策性文件材料;
  2. 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
  3. 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
  4. 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
  5. 本机关机构演变、人事任免等文件材料;
  6. 本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
  7. 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
  8. 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

(二)定期保管的文书档案主要包括:

  1. 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
  2. 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
  3. 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
  4. 本机关一般性事务管理文件材料;
  5. 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
  6. 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
  7. 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
  8. 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
  9. 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第五章  审计档案

    第十八条    审计档案是指审计人员在审计或专项审计调查活动(以下统称审计)中直接形成或取得的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

第十九条 审计档案按照以下原则进行管理:

(一)各科室形成的全部审计项目档案由办公室集中统一管理;

(二)审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范,组卷遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,做到案卷封面整洁、书写规范,卷内文件排列有序、组装严密,便于保管和利用;

(三)审计档案实行“谁实施审计、谁负责立卷”“谁承办事项、谁负责归档”的原则;

(四)审计档案实行三级归档责任制。审计项目文件材料按照审计组整理立卷——归档科室移交归档——档案室接收入库的程序,形成审计档案;

审计档案以科室级审计业务部门为归档单位。审计项目档案经归档单位负责人审核后,向档案室移交;

(五)参加审计署、省审计厅统一组织的审计项目,按照审计署、省审计厅相关要求归档并保存。

二十  审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元顺序进行排列。

二十一  审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。审计机关业务部门应当负责划定审计档案的保管期限。审计档案的保管期限自归档年度开始计算。本局审计档案保管期限按以下标准确定:

(一)永久保管的审计事项主要包括:

  1. 上级领导(机构)交办并有批示的审计事项;
  2. 上级领导对审计结果有批示的审计事项;         
  3. 国家及省、市重点项目、重大投资工程审计事项;
  4. 取得重大审计成果的审计事项;         
  5. 发现和揭露大案要案线索的审计事项;     
  6. 审计工作报告和审计结果报告中涉及的重大审计事项;
  7. 对厅级本级或大型企事业单位的重要审计事项;
  8. 第一次涉及的审计领域的审计事项;        
  9. 重大突发事件及其跟踪审计的审计事项;
  10. 县级及其以上领导干部的经济责任审计、自然资源资产审计事项;
  11. 具有较强社会影响力的审计事项。    

(二)定期保管30年的审计事项主要包括:

  1. 本级政府下属单位未发现重大违规问题的审计事项;
  2. 根据举报线索发现一般性问题的审计事项;
  3. 上级领导交办但对审计结果无批示的审计事项;
  4. 县级以下领导干部的经济责任审计、自然资源资产审计事项;
  5. 具有较大社会影响力的审计事项。

(三)定期保管10年的审计事项主要包括:

  1. 对下级单位的一般审计事项;
  2. 根据举报材料核查无实质性问题的审计事项;
  3. 具有一般社会影响力的审计事项。

第二十二条  审计案卷的密级和保密期限,按卷内文件的最高密级确定,由审计业务科室在案卷封面右上角做出标识。

第二十三条  审计项目归档工作实行审计组主审负责制,审计组主审对归档文件材料的原始性、真实性和完整性负责。

第二十四条  审计项目文件材料应当在项目终结后进行整理。审计项目终结时间是指审计报告签发时间。

时间跨度为多年的跟踪审计项目,按年度分别立卷归档。

第二十五条  审计档案按以下要求移交:  

    (一)以各审计科室为归档单位,将审计档案案卷向档案室移交;

(二)移交审计档案时,应当填写 “审计档案移交清册”,附审计档案卷内目录,由档案管理人员逐卷清点验收。

第二十六条  专案调查项目的归档按纪委、检察院等主办单位的要求并参照审计署、省审计厅的相关规定办理。

第五章  会计档案

第二十七条  会计档案是指本单位在进行会计核算过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括纸质会计档案和通过计算机等电子设备形成、传输和储存的电子会计档案。会计档案的范围:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

    (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第二十八条  会计档案的归档和管理职责分工如下:

(一)办公室负责对会计档案工作进行指导、监督和检查;

(二)会计室应当按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册、移交清册,并按规定办理移交手续;

(三)会计档案的利用应由会计人员办理并履行登记手续。

第二十九条  会计档案的保管期限按照财政部《会计档案管理办法》规定执行。

第三十条  会计档案的销毁、单位机构变化后会计档案的处理、单位之间档案的交接等应按照《会计档案管理办法》的规定办理。

第六章  电子档案

第三十一条  电子档案是指经过鉴定,具有保存价值的已归档的电子文件及相应的元数据。电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子档案内容信息应当处于原始状态,基本元数据齐全、完整。市审计局电子档案主要包括OA办公系统电子公文、传统载体档案的数字化副本及其他数字资料等。

第三十二条  各科室应当将使用AO软件形成的审计项目电子档案及时归档。

第三十三条  电子文件归档应当按照电子档案管理国家标准的要求进行,归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行,应当包括相应的背景信息和元数据。电子文件归档应当在次年4月底前完成。将应归档的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体(光盘)上,相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,移交档案室。

第三十四条  电子档案移交进馆按照市档案局的电子档案移交管理办法进行。

第七章  其他门类档案

第三十五条  基建档案,包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。

第三十六条  声像档案,包括记录本机关主要职能活动、重要会议、重大成果的照片和录音、录像;记录上级领导和重要人物视察本机关的照片和录音、录像;本机关组织或本机关领导参加的重大公务活动的照片和录音、录像;其他具有保存价值的声像资料。

第三十七条  实物档案,包括单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等;著作、题词等具有保存价值的物品;其他具有参考和凭证作用的实物。

第八章  档案保密

第三十八条  档案保密工作的职责分工如下:

(一)归档人员必须认真执行省审计厅、市审计局有关保密规定,确保在收集、整理、归档、移交、保管和利用过程中各个环节的档案文件材料和信息的安全保密;

(二)立档科室对档案材料进行编目时,必须准确填写涉密文件材料的密级及保密期限;

(三)档案工作人员是核心或重要涉密人员,必须严格遵守相关保密管理规定,增强保密意识,严守机密,不得在公共场所及私人交往中谈论档案内容和泄露有关情况,不得私自抄录、复制和携带档案外出。

第三十九条  档案保密应当严格遵守以下规定:

(一)档案材料不得随意堆放,存放应当符合保管和保密要求,放入档案柜或保密柜。档案工作人员应当做到“人离库关”,非档案工作人员未经许可不得进入档案库房;

(二)涉密档案的利用必须严格履行审批程序,借阅完毕后应当及时归还,严禁擅自复制、拍照、扫描、抄录和扩大知悉范围。

第四十条  档案室不得随意更改档案的密级和保密期限。涉密事项保密期限已满、解密时间已到或者符合解密条件的,自行解密。除自行解密的国家秘密以外,国家秘密变更和解除依据“谁确定、谁变更、谁解除”的原则,档案室根据原定密科室的通知进行密级变更或解除工作。

第九章  档案安全保障

第四十一条  档案库房、阅览室、办公室应满足档案工作需要。

第四十二条  档案库房达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁要求,库房内温湿度控制符合国家规定。

第四十三条  档案室配置信息化管理需要的办公设备、档案保护设备和档案装具设备,档案橱、档案盒、卷皮等档案装具符合国家标准,数量满足工作需求。

第四十四条  档案出入库登记内容准确、及时;定期进行库房安全检查,发现问题整改到位。

第四十五条  档案人员离职或调动工作时,应清点档案,办理交接手续。  

第四十六条  制定档案灾害应急处理预案、培训,提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。

第十章  奖励与惩处

第四十七条  局机关应对在档案管理工作中取得突出成绩的单位或者个人,应当给予表彰或者奖励。

第四十八条  对有损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、擅自提供或据为己有等档案管理违法违纪行为的责任人员,依据《档案管理违法违纪行为处分规定》追究相关责任。

第四十九条  对其他违反档案管理规定,情节轻微、未造成不良后果的,对有关责任人员给予批评教育并责令改正;情节较重、应当追究责任的,移送相关部门处理。

第十一章  附则

第五十条  本办法自印发之日起施行。县级审计机关档案管理可参照本办法执行。

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发布员:审计局收文员    审核人:审计局收文员

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